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Telefonansagen für Ab- & Anrufbeantworter: Das sollten Sie beachten!

NGO Tipps | Rund um das Thema Marketing

Ratgeber Telefonansagen - Heute geben wir Tipps zum Thema zum erstellen von professionellen Telefonansagen. Der erste Eindruck entscheidet.Telefonansagen sind in vielen Fällen das erste, was Interessenten und potenzielle Kunden von Ihrem Unternehmen hören werden. Umso wichtiger ist es, Ihre Ansagetexte individuell zu gestalten und den Anrufer mit wenigen Worten zu überzeugen. Die folgenden Tipps sollen Ihnen weiterhelfen, Texte für Abruf- und Anrufbeantworter durchdacht zu formulieren und anschließend technisch professionell umzusetzen. Ob für Informationen auf Abruf oder als freundlicher Erstkontakt - professionelle Telefonansagen erfüllen zahlreiche Aufgaben.

Vom zielgruppengerechten Inhalt über die Sprechstimme bis zur technischen Umsetzung sind viele Aspekte zu bedenken, um den Anrufenden nicht abzuschrecken und die Ansagentexte sogar ins Firmenmarketing zu integrieren.

Grundlegende Überlegungen zu passenden Telefonansagen

Auch wenn E-Mail oder Live-Chats wichtige Kanäle für die erste Kontaktaufnahme und den Kundensupport sind - der Anrufbeantworter ist auch heutzutage der Klassiker für den gepflegten Kundenkontakt. AB Ansagen sind Gerade außerhalb Ihrer Geschäftszeiten oder am Wochenende haben Sie über Bandansagen die Möglichkeit, wichtige Informationen über Ihr Unternehmen fernmündlich zu übermitteln.

Noch bevor das erste Wort auf Band eingesprochen wird, ist zu klären, welche Zwecke der Ansagetext erfüllen soll. Neben seiner Funktion als reine Abwesenheitsnotiz bietet sich es an, die wichtigsten Informationen zum eigenen Unternehmen zu nennen. Dies reicht von den allgemeinen Öffnungs- oder Geschäftszeiten bis zu anderen Formen der Kontaktaufnahme, beispielsweise durch Nennung einer Mailadresse oder privaten Telefonnummer. Ansonsten lässt sich der Anrufbeantworter auch für reine Abruftexte verwenden. Ohne den direkten Wunsch, eine Nachricht zu hinterlassen, erhält der Anrufende wertvolle Informationen durch eine freundliche und persönliche Stimme vermittelt.

Ansagen auf die jeweilige Zielgruppe abstimmen

Eine Telefonansage soll jeden Anrufenden erreichen und binnen weniger Sekunden überzeugen. Dennoch ist es möglich, Inhalt und Form auf bestimmte Personen und Zielgruppen abzustimmen. Dies gilt für die aufgesprochenen Inhalte genauso wie für Form und Stimme. Als regionales Handwerksunternehmen wirkt es beispielsweise sympathisch, wenn der Geschäftsführer mit einem dezenten Dialekt Kunden aus dem jeweiligen Wohnumfeld informiert. Für ein deutschlandweit agierendes Unternehmen wäre das Gegenteil der Fall.

Überhaupt sollten Sie sich vom Gedanken lösen, die Nachrichten selbst zu sprechen bzw. dies einem Mitarbeiter des Unternehmens zu überlassen. Für kleine Betriebe ist dies vertretbar, bei wachsenden Ansprüchen sollten Sie jedoch auf die Erfahrung eines professionellen Dienstleisters zurückgreifen. Dieser wird mit seiner Erfahrung problemlos einschätzen, welche Form Ihre Telefonansagen für ihren Anrufbeantworter haben sollten. Dies beginnt bei der Auswahl einer männlichen oder weiblichen Sprechstimme und reicht bis zur Auswahl von Musikstücken, die vor oder begleitend während der Bandansage erklingen.

Auf keinen Fall zu unterschätzen ist der technische Aspekt. So gut Inhalte und Stimme auch sein mögen - eine schlechte Klangqualität zerstört den positiven Eindruck Ihres Unternehmens sofort. Moderne Ansagen werden deshalb im MP3-Format oder vergleichbaren Formaten produziert. Die digitale Technik erleichtert es übrigens, verschiedene Bandansagen parallel einzuspeisen und abhängig von äußeren Umständen ablaufen zu lassen. Automatisch wird so nach Feierabend ein anderer Text abgespielt als am Wochenende oder zu besonderen Ereignissen.

Unterschiede zwischen Abruf- und Anrufbeantworter berücksichtigen

Bei Telefonansagen wird in den meisten Fällen an den herkömmlichen Anrufbeantworter gedacht, der den Anrufenden zum Aufsprechen einer Nachricht einlädt. Dabei lässt sich das Telefon jenseits von Kundendienst und Hotline sehr einfach auch für informative und werbende Zwecke nutzen. Bei einem sogenannten Abrufbeantworter hinterlegen Sie verschiedene Nachrichten und Erklärungen in gesprochener Form, ohne dass die Interaktion mit dem Anrufenden vorausgesetzt wird. Ideal z. B., um Erklärungen zu bestimmten Produkten oder Dienstleistungen Ihres Sortiments zu hinterlegen.

Um das Abrufen von Nachrichten einfach zu gestalten und Anrufende nicht abzuschrecken, sind einige Grundlagen zu beachten. Verstricken Sie den Anrufer nicht in die minutenlange Auswahl von Menüs, bis dieser endlich sein richtiges Thema gefunden hat. Nur die wenigsten werden so lange durchhalten und Ihren Telefonservice in schlechter Erinnerung behalten. Einfacher ist es, sich verschiedene Rufnummern für bestimmte Info-Themen zu sichern und die jeweilige Bandansage sofort nach dem Anruf abzuspielen. Sprechen Sie die Ansagen außerdem langsam und deutlich, vielleicht möchte sich der Anrufer parallel Notizen machen. Auch hierbei hilft die Umsetzung als MP3 in exzellenter Klangqualität.

Mit professioneller Hilfe zu idealen Telefonansagen

Telefonansagen lassen sich deutlich vielfältiger und kreativer nutzen, als es die meisten Unternehmen denken. Vom zusätzlichen Kanal für Marketingaktionen bis zur freundlichen und informativen Ansage können auch Sie hierüber einen spürbaren Beitrag zur Kundenbindung leisten. Um nicht den gegenteiligen Effekt zu riskieren, empfiehlt es sich von Anfang an, auf einen erfahrenen und professionellen Dienstleister zurückzugreifen. Dieser berät Sie nicht nur bei der richtigen Strategie, um geeignete Telefonansagen zu gestalten. Auch bei der technischen Umsetzung bis zur Ablieferung der Enddateien als MP3 dürfen Sie einen umfassenden Service erwarten. Im persönlichen Gespräch erfahren Sie noch weitere Details und Vorteile, die Ihnen professionell produzierte Telefonansagen zusichern.

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