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Warenwirtschaft - Die vier wichtigsten Kriterien zur Auswahl einer Software für die Auftragsabwicklung

Warenwirtschaft Standard- oder Individual-Software

Bei der Entscheidung für ein Warenwirtschaftssystem sollten sie alle kostenrelevanten Dinge berücksichtigenWarenwirtschaftssysteme, mit denen Betriebe die Prozesse der Auftragsabwicklung, der Lagerführung, das CRM und die Auswertungen der Betriebsergebnisse zusammenfassen, sind heute die zentralen Steuerungsinstrumente in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU). Von derartiger Auftragsverwaltungs-Software wird das komplette Projektmanagement mit Dokumenterzeugung und Dokumentverwaltung, vom Angebot über Auftragsbestätigung und Lieferschein bis hin zur Rechnung oder ggf. Mahnung, übernommen. Je nach Branche kommen Sonderformen in der Abwicklung, wie z.B. Produktionsauftrag, Proformarechnung, Abschlagsrechnung oder Barverkauf hinzu. Diese Systeme bilden das Rückgrat der Betriebe. Sie werden oft kurz als Warenwirtschaft, Betriebsprogramm oder ERP-Lösung bezeichnet. Da es eine Vielzahl von Angeboten gibt, die in Bezug auf Zuverlässigkeit, Anwendungsmöglichkeiten, Reife, Einsparpotenzialen, Kosten und Nutzen nicht miteinander vergleichbar sind, soll dieser Beitrag einige Ratschläge geben, die zur Entscheidungsfindung bei der Auswahl neuer Betriebs-Software beitragen.

Standard- oder Individual-Software für die Warenwirtschaft

Bei betriebswirtschaftlicher Software wie Warenwirtschaftssystem, ERP-Lösung oder Auftragsabwicklungsprogramm ganz allgemein, gibt es prinzipiell zwei unterschiedliche Arten:

Standard-Software und Individual-Software. Bei Standard-Software erwirbt der Kunden ein Produkt, das in unveränderter Form auch von anderen Unternehmen eingesetzt wird. Die Vorteile von Standard-Software gegenüber Individual-Software überwiegen bei Weitem, solange im Betrieb keine außergewöhnlichen Anforderungen an Prozesse in der Software existieren, die mit keiner Standard-Software gelöst werden können. Die wichtigsten Gründe dafür sind:

  • Standard-Software ist in der Regel deutlich günstiger, weil die Entwicklungskosten auf viele Anwender verteilt werden können.
  • Standard-Software wird über viele Jahre kontinuierlich gepflegt und erlaubt (z.B. bei Änderungen gesetzlicher Regelungen) neuen Anforderungen durch ein Update für vergleichsweise geringe Kosten zu entsprechen.
  • Da Standard-Software von vielen Betrieben verwendet wird, ist die Wahrscheinlichkeit, dass man als Anwender Probleme durch Programmfehler bekommt, deutlich geringer. Die statistische Wahrscheinlichkeit ist 1 geteilt durch die Anzahl der Anwender der Software. Bei Individual-Software ist diese Wahrscheinlichkeit daher immer 100%.
  • Im Laufe der Weiterentwicklung von Software werden vom Software-Haus, bei Standard-Software, Änderungswünsche und Verbesserungsvorschläge, aus dem Kreis der Anwender, bei neuen Programmversionen berücksichtigt. Dadurch ist bei ausgereifter Software, die schon einige Release-Wechsel (=Wechsel auf neue Programmversionen) hinter sich hat, nicht nur die Wahrscheinlichkeit für Software-Fehler deutlich geringer, sondern auch die Effizienz bei der Benutzung deutlich höher. Diese Vorteile entfallen bei Individual-Software.
  • Bei der Anschaffung einer Individual-Software ist ein Pflichtenheft die Basis für die Entwicklung des Programms. Jede Funktion, die im Pflichtenheft nicht explizit als Pflicht festgelegt ist, wird nicht Auftragsbestandteil. Der Auftraggeber kann sich nicht darauf berufen, dass eine bestimmte Funktion als selbstverständlich enthalten sein muss. Das bedeutet, dass die meisten Unternehmen nicht selbst in der Lage sind ein Pflichtenheft zu erstellen, das alle Belange berücksichtigt. Daher muss zur Erstellung eines Pflichtenheftes, in der Regel, ein externer EDV-Berater engagiert werden, der die Kosten des Projekts nochmals deutlich erhöht.
  • Bei Individual-Software werden, zur Erhöhung der Effizienz bei der Entwicklung, oft Programmier-Werkzeuge benutzt, die die Möglichkeiten der Software-Entwickler deutlich einschränken und die Performance – vor allem im Mehrplatzbetrieb - einschränken. Außerdem setzen sie zum Teil auf Software, die bei späteren Betriebssystem-Wechseln auf neuen Betriebssystemen dazu führen, dass die Software nicht mehr verwendet werden kann.
Bei den Nebenkosten für ein Warenwirtschaftssytem verschätzen sich viele

Fazit: Individual-Software ist nur in wenigen Ausnahmefällen die richtige Wahl. Die Wahl sollte nur auf Individual-Software fallen, wenn zentrale Prozesse des Unternehmens sich nicht mit Standard-Software abbilden lassen.

Anschaffungskosten, Nebenkosten und Folgekosten beim Kauf einer ERP- und Warenwirtschafts-Software

Bei der Anschaffung von neuer Software für die Betriebsführung gibt es unterschiedliche Kostenfaktoren, die oft bei der Entscheidung nicht ausreichend gewürdigt werden. Der Grund liegt darin, dass die Software-Anbieter die Kosten oft nicht transparent machen und Nebenkosten sowie Folgekosten oft nicht im Angebot deutlich werden. Dienstleistungen werden nach Aufwand abgerechnet und dieser Aufwand wird nicht näher spezifiziert. Außerdem sind die Folgekosten für Updates sowie Hotline-Betreuung und Unterstützung per Fernwartung oft nicht transparent.

Ein wichtiger Faktor sind die Nebenkosten der Anschaffung, zu denen gehören in der Regel:

  • Kosten für die Übernahme von Daten aus einem alten System in das neue System
  • Kosten für die Konfiguration (z.B. Anpassung der Belegdruckfunktion an das eigene Geschäftspapier, Voreinstellung von Konten, Festlegung von Benutzerberechtigungen)
  • Kosten für die Installation der Software und ggf. erforderlicher Zusatz-Software im Unternehmen
  • Kosten für die Schulung der Anwender

Diese Kosten übersteigen bei manchen Anbietern den Anschaffungswert der Software deutlich und können vom Laien teilweise – gerade wenn die Abrechnung nach Aufwand erfolgt - nicht ansatzweise abgeschätzt werden. So kann z.B. eine komplizierte Datenübernahme, die nach Aufwand abgerechnet wird, leicht Kosten von mehr als 5.000 EUR verursachen. Hier ist die Empfehlung unbedingt einen Festpreis für die oben aufgeführten Leistungen zu vereinbaren.

Noch wichtiger sind die Folgekosten. Software-Anbieter sind kreativ darin zusätzliche Kosten abzurechnen:

  • Die Hotline wird über eine 0900-Vorwahl abgerechnet. Im Minutentakt kommen hier oft über 2,00 €/Minute zur Abrechnung
  • In angebotenen Wartungsverträgen ist zwar die Hotline enthalten. Fernwartungs-unterstützung, die häufig im Zuge der Betreuung genutzt wird (z.B. per Teamviewer), wird aber nach Aufwand separat abgerechnet.
  • Im Wartungsvertrag ist nur die Hotline-Betreuung beim Auftreten von Fehlern enthalten. Die Beantwortung von Anwenderfragen, wird separat berechnet.
  • Updates und Wartung sind obligatorisch und müssen jährlich erworben werden.
  • Wenn man ein (oder mehrere) Update(s) nicht durchgeführt hat, muss man bei einem späteren Update alle übersprungenen Updates nachträglich auch erwerben. Bei einigen Anbietern kommt ein Update nach fünf Jahren Updatepause kostenmäßig einem Software-Neukauf gleich.
  • Das Update kann nur mit Hilfe des Software-Anbieters durchgeführt werden. Die Dienstleistung hierfür wird separat berechnet.

Fazit: Eine Software, die bei der Anschaffung günstig aussieht, kann über eine Nutzung von fünf Jahren mit einem erforderlichen Update ein mehrfaches einer Software kosten, die ursprünglich deutlich teurer aussah. Lassen Sie sich immer die Kosten für alle obenstehend erwähnten Neben- und Folgekosten – soweit sie für Ihr Projekt relevant sind – ausweisen, damit Sie nicht „Äpfel mit Birnen vergleichen“. Vereinbaren Sie möglichst Festpreise für Konfiguration und Datenübernahme.

Die Updatekosten bitte immer im Auge behalten

Kostensenkungsmöglichkeiten durch Software-Wechsel für die Auftragsabwicklung

Wenn man ein bereits bestehendes ERP-System, eine Warenwirtschaft oder ganz allgemein ein Auftragsabwicklungssystem oder eine Betriebs-Software einsetzt, neigt man dazu dabei zu bleiben, weil dann der (finanzielle und personelle) Aufwand eines Systemwechsels dadurch entfällt.

Das sollte man regelmäßig überdenken, weil der Personalaufwand für Tätigkeiten, die ein bereits im Einsatz befindliches System durch fehlende oder umständliche Funktionen verursacht, so hoch ist, dass eine Neuinvestition nach weniger als zwei Jahren vollständig amortisiert ist. Hier ein paar Beispiele:

Effizienz in der Auftragsabwicklung

Eines der in Deutschland am weitesten verbreiteten Software-Systeme für die Auftragsbearbeitung hat drei bekannte Schwächen: - Unzureichende unzeitgemäße Suchfunktionen für Stammdaten und Dokumente - Umständliche Prozesse in der Auftragsabwicklung - Verschlechterung der Performance mit zunehmendem Datenvolumen (vor allem in Mehrplatzsystemen) Pleasant Office kann z.B. in der Abwicklung eines normalen Auftrags von der Angebotserstellung bis zur Rechnung 40% der notwendigen Benutzeraktionen und entsprechend viel Arbeitszeit einsparen. Wenn an dem erstgenannten System 100 Stunden im Monat gearbeitet werden, lassen sich also 40 Stunden einsparen. Selbst wenn der (bzw. die) bedienende(n) Mitarbeiter nach dem Mindestlohn bezahlt wird bzw. werden, ist der Umstieg in der Regel nach weniger als einem Jahr amortisiert.

Fremdkosten einsparen durch Schnittstellen im Warenwirtschaftssystem

Viele Kleinbetriebe übertragen die Buchführung komplett dem Steuerberater. Dieser bekommt einmal monatlich einen Ordner mit den Belegen des Vormonats. Vom Steuerbüro muss dann jeder neue Kunde als Debitor in der Buchhaltungs-Software neu angelegt werden und jeder Beleg manuell gebucht werden. Ganz abgesehen davon, dass dabei Fehler entstehen können, entstehen vermeidbare monatlich Erfassungskosten, die bei Einsatz einer DATEV-Schnittstelle gesenkt werden können. Mit der DATEV-Schnittstelle in Pleasant Office z.B. können Debitorenkonten und Kreditorenkonten im Buchhaltungssystem automatisch angelegt werden und die bereits kontierten Ausgangsrechnungen sowie Eingangsrechnungen und Kassenbuchungen an den Steuerberater übermittelt werden. Allein durch die DATEV-Schnittstelle amortisiert sich Pleasant Office bei vielen Kunden.

Unnötige Arbeiten vermeiden durch Auftragsimport, Auftragsauswertungen

Vermeidbare wiederkehrende Datenerfassungs- und -auswertungsarbeiten sind nicht nur negativ für die Mitarbeitermotivation, sondern auch eine Quelle hoher Kosten:

  • Wer einen Webshop betreibt hat möglicherweise viele Neukunden, die je nach Sortiment eventuell Artikel mit nur geringem Wert und entsprechend geringer Marge kaufen. Die Marge kann also schon durch erforderliche Arbeitszeit verbraucht werden, wenn man den Kunden im Auftragsabwicklungssystem oder der Warenwirtschaft manuell anlegen muss und danach auch noch den Auftrag manuell eingeben muss, weil vom Shop nur eine E-Mail mit dem Auftragsinhalt und den zugehörigen Kundendaten eingeht. Abgesehen davon muss man beim Versand dann möglicherweise im Programm des Paketdienstes die neue Adresse ein weiteres Mal erfassen. Dieser Aufwand entfällt, wenn der Neukunde und der Auftrag aus dem Shop automatisch per Schnittstelle importiert und beim Versand ebenfalls per Schnittstelle die Kunden- und Versanddaten an die Paketdienst-Software weitergeleitet werden. Das ist nur ein Beispiel für die mögliche Relevanz von Software und deren Schnittstellen für das Betriebsergebnis.
  • Betriebe die verpflichtet sind, die monatliche Intrastat-Meldung an das statistische Bundesamt zu übermitteln und dies nicht mit Ihrer Software automatisieren können, müssen dafür bei manueller Datenermittlung und Meldung im Jahr mehrere Tausend EUR an Personalkosten aufwenden.
  • Einen ähnlich hohen Aufwand haben Betriebe mit der manuellen Ermittlung und Meldung von Verpackungsdaten (z.B. grüner Punkt)

Fazit: Es ist wichtig regelmäßig zu prüfen, ob sich durch neue eigene oder gesetzliche Anforderungen die Notwendigkeit von zeitaufwändigen manuellen Datenerfassungen oder Datenauswertungen ergeben, die sich mit Software-Einsatz vollständig automatisieren lassen würde. Dies kann einen Software-Wechsel, der daneben auch andere Vorteile bieten würde, in kurzer Zeit vollständig amortisieren.

Insellösungen bei Software-Neuanschaffung vermeiden

In den betrieblichen Abläufen sind Software-Produkte für unterschiedliche Bereiche unverzichtbar. Das gilt für die Bereiche: - Kommunikation z.B. E-Mail-Empfang und –Versand oder Anbindung an die Telefonanlage zur Identifikation von Anrufern und automatischem Anwählen von Ansprechpartnern aus der Kunden- oder Lieferantenkartei - Banking u. A. für Überweisungen, Lastschriften und Ausbuchung von offenen Forderungen durch Import und Auswertung von Zahlungseingängen in Kontoauszügen - E-Business zur gezielten Vertriebsförderung und Gewinnung von Neukunden - CRM vor allem zur Neukundengewinnung, Bestandskundenverwaltung, Vertriebsförderung, Steuerung von Aktionen und Auswertung von Möglichkeiten - Auftragsabwicklung zur Optimierung der Lagerbestände, Überwachung von Aufgaben, automatischen Steuerung von Bestell-, Liefer- und Berechnungsprozessen - Finanzbuchhaltungs-Software zur Kontierung und Auswertung der Betriebsergebnisse, zur Meldung an Finanzbehörden und zur Erstellung des Jahresabschlusses - Dokumentenmanagement zur Verwaltung aller externen Dokumente die Betriebs- und/oder Buchhaltungsrelevant sind.

Im Idealfall wären alle vorstehenden Aufgaben in einem einzigen Software-Produkt gebündelt. Damit gäbe es keine Insellösung mehr im Betrieb, sondern nur noch eine integrierte Software-Lösung.

Da es in der Praxis keinen Anbieter gibt, der alle vorgenannten Bereiche in einer Software in Kombination miteinander anbietet, sollte man wie folgt vorgehen, um eine möglichst hohe Integration zu erreichen:

  1. Festlegen welche der obenstehenden Software-Bereiche für die eigenen Prozesse relevant sind
  2. Prüfen welche Bereiche nicht integriert angeboten werden (in der Regel E-Mail-Software und Online-Banking)
  3. Aus den restlichen relevanten Bereichen so viele Bereiche wie möglich in einer integrierten Software-Suite im Paket erwerben
  4. Alle nicht integrierbaren Bereiche zur Vermeidung von Medienbrüchen und Doppelerfassung unbedingt mit Schnittstelle anbinden

Für Pleasant Office ist die Integration z.B. wie folgt umgesetzt worden:

Die Software fasst die Bereiche Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft mit Lagerbestandsführung, CRM und ERP zusammen. Außerdem können Fremddokumente eingescannt oder per Drag & Drop, Kunden oder Lieferanten und Projekten (=Aufträgen) zugeordnet werden. Das soll verhindern, dass der Anwender eine Parallelstruktur über die Dateiverwaltung von Windows aufbauen muss. Auf diese Weise sind alle Informationen zu einem Auftrag an einer Stelle im Direktzugriff – auch wenn es sich um Fremddaten wie z.B. CAD-Konstruktionen, PDF-Dateien, E-Mails oder sonstige Dateien handelt. Es gibt außerdem eine dazu passende integrierte E-Business-Suite, Pleasant Webshop, die auf der gleichen Datenstruktur basiert und wahlweise als Consumer-Shop, B2B-Shop, Kundenbestellsystem oder in Kombination der vorgenannten Funktionen konfiguriert werden kann. Der Webshop aktualisiert sich aus den Daten der Auftragsabwicklung und Kundenbestellungen aus dem Shop führen zur Auftragsanlage in Pleasant Office und ggf. auch zur Anlage von neuen Kunden. Eine Doppelerfassung ist also weder in der einen noch in der anderen Richtung notwendig.

Fazit: Erstes Ziel ist es möglichst viele Prozesse des Betriebsablaufs mit einer integrierten Software abzuwickeln. Wo das nicht möglich ist, müssen Schnittstellen sicherstellen, dass Doppelerfassung von Daten ausgeschlossen werden kann.

Wird bereits ein bestehendes Shop-System anderer Hersteller eingesetzt, das weiter genutzt werden soll, kann dies in der Regel ebenso an Pleasant Office angebunden werden wie die gängigen Marktplätze Amazon und Ebay. So kann die Anlage von Aufträgen und Neukunden auch aus vielen gängigen Shop-Systemen von unterschiedlichen Anbietern automatisiert werden kann.

Dokumente aus Pleasant Office lassen sich mit allen gängigen Mail-Clients direkt versenden (u. A. mit Outlook, Outlook Express, Windows Mail, Tobit David und Thunderbird). Kontakte und Termine lassen sich mit Outlook synchronisieren oder mit einer eigenen Smartphone-App. Außerdem gibt es eine zu Pleasant Office passende Finanzbuchhaltungs-Software „PerfektFibu Edition Pleasant Office“, die Daten bidirektional mit der Auftragsabwicklungs-Software austauscht.

Mit den gängigen Online-Banking-Programmen (SFIRM der Sparkassengruppe, Starmoney in den Editionen von Deutscher Bank und Commerzbank und VR Networld der Volksbanken) lassen sich Daten austauschen. So kann man Überweisungen für Lieferantenrechnungen im SEPA-Format ebenso übergeben, wie Kundenlastschriften, die automatisch aus der Erstellung der Rechnungen resultieren. Schließlich lassen sich die Bankauszüge aus der Banking-Software auslesen und damit automatisch offene Rechnungen ausbuchen.

Warenwirtschaft, Auftragsabwicklung und mehr aus einer Hand. Pleasntsoft

Pleasantsoft Harald Sander

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