Praxissoftware 2026: Was Arzt- und Zahnarztpraxen wirklich brauchen

Zulassung und Konformitätsbewertung (KOB)

Für die Abrechnung gesetzlich Versicherter braucht das System eine KBV-Zulassung. Seit dem 1. Januar 2026 kommt die Konformitätsbewertung der gematik hinzu: Ohne sie darf ein PVS grundsätzlich nicht mehr für die Abrechnung über die Kassenärztliche Vereinigung eingesetzt werden. Das gilt unabhängig davon, ob die Praxis an die TI angebunden ist.

Die gematik meldete früh, dass rund 98 Prozent des PVS-Marktes bereit seien. Für Praxen, deren System noch fehlte, gab es eng begrenzte Übergangsregeln. Wer bereits einen Wechsel eingeleitet hatte, musste bis zum 30. September 2026 auf ein konformes System umgestellt haben. Diese Frist ist inzwischen abgelaufen. Ob das eigene System bestätigt ist, zeigt die KOB-Positivliste der gematik.

TI-Anbindung: Konnektor oder TI-Gateway

Die Praxis ist über einen Konnektor oder das TI-Gateway an die TI angebunden. Beim Gateway steht der Zugangspunkt nicht mehr in der Praxis, sondern im Rechenzentrum eines zugelassenen Anbieters, der auch den Betrieb verantwortet.

Zum Jahreswechsel 2025/26 wurde die TI-Verschlüsselung von RSA auf ECC umgestellt. Konnektoren, die nur RSA konnten, verloren zum 31. Dezember 2025 ihre Zulassung. Auch Praxisausweise, Heilberufsausweise, Gerätekarten, PVS und KIM-Dienst waren betroffen. RSA-basierte Ausweise durften noch bis Ende Juni 2026 weiter genutzt werden.

Elektronische Patientenakte (ePA)

Seit dem 1. Oktober 2025 müssen Ärzte, Psychotherapeuten und Zahnärzte die ePA nutzen. Für die Zahnarztpraxis heißt das konkret: ein PVS mit ePA-Modul, Heilberufsausweis, Praxisausweis, Kartenlesegerät und TI-Zugang. Mit jedem Stecken der Gesundheitskarte haben Praxen standardmäßig 90 Tage lang Zugriff auf die Inhalte der ePA, Versicherte können das in ihrer App anpassen und einzelne Inhalte verbergen.

Seit Januar 2026 sehen die Regeln eine Honorarkürzung von einem Prozent und eine halbierte TI-Pauschale für Praxen vor, die die ePA nicht nutzen. Wie konsequent das durchgesetzt wird und in welchem Umfang, ist in der Fachpresse umstritten.

KIM und TI-Messenger

KIM ist der sichere E-Mail-Dienst der TI. Er setzt den TI-Zugang, das Kartenterminal, Smartkarten und einen Vertrag mit einem zugelassenen KIM-Anbieter voraus. Nachrichten wie Arztbriefe werden im PVS oder in einem KIM-Client erstellt und verschlüsselt innerhalb der TI zugestellt, aus dem freien Internet funktioniert das nicht. Der TI-Messenger ergänzt KIM als Chat-Dienst, ersetzt ihn aber nicht.

Datenexport und Wechselschnittstelle

Hersteller müssen nach § 371 SGB V eine standardisierte Archiv- und Wechselschnittstelle bereitstellen, damit Patientendaten bei einem Wechsel in einem herstellerunabhängigen Format mitgenommen werden können. Hinzu kommt die freiwillige Rahmenvereinbarung der KBV (§ 332b SGB V): Anbieter, die sie unterzeichnen, machen Zusagen zu Leistung und Service und werden öffentlich ausgewiesen.

IT-Sicherheit und Datenschutz

Die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV (§ 390 SGB V, früher § 75b) gilt seit 2021 und wurde 2025 überarbeitet, unter anderem mit Anforderungen an die Sicherheit von Cloud-Anwendungen. Die Anforderungen richten sich nach der Praxisgröße (bis 5, 6 bis 20 und über 20 Mitarbeitende). Für Zahnarztpraxen gibt es einen eigenen Leitfaden von KZBV und BZÄK.

Parallel gilt die DSGVO: Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien nach Art. 9, Dienstleister mit Zugriff brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28), und die ärztliche Schweigepflicht (§ 203 StGB) bindet auch Hilfspersonen. Das gilt besonders bei Cloud-Lösungen und externer Datensicherung.

GeDIG: das neue Digitalgesetz

Das Gesetz für Daten und digitale Innovationen im Gesundheitswesen (GeDIG) ist für Praxen und PVS-Hersteller besonders relevant. Nach dem Kabinettsentwurf sollen Hersteller verpflichtet werden, Praxen bei einem Wechsel zu unterstützen, ihnen die Daten kostenfrei in interoperablem Format zur Verfügung zu stellen und sie frühzeitig über die Erfüllung verbindlicher Updates zu informieren. Die Kassenärztlichen Vereinigungen sollen Praxen zu PVS, TI und Cybersicherheit beraten dürfen.

Die KBV begrüßt das, fordert aber, Sanktionen gegen Praxen abzuschaffen, wenn technische Probleme von den PVS-Herstellern verursacht werden. KZBV und BZÄK sehen die vorgesehene Möglichkeit kritisch, einzelnen Herstellern den TI-Zugang zu sperren, weil Praxen dann womöglich über Monate von der TI abgeschnitten wären.

TI 2.0: Das Ende des Einbox-Konnektors

Die Gesellschafter der gematik haben beschlossen, dass Einbox-Konnektoren längstens bis Ende 2030 genutzt werden können. Die Alternative ist schon heute das TI-Gateway. Mit der Zero-Trust-Architektur (ZETA) sollen Zugänge künftig über digitale Identitäten laufen und weniger Spezialhardware in der Praxis erfordern. Für die Praxis bedeutet das: Beim Kauf eines PVS sollte geklärt sein, wie es mit TI-Gateway und der neuen Architektur zusammenarbeiten wird.

ePA wird ausgebaut

Nach der Medikationsliste soll die ePA um einen Medikationsplan erweitert werden, später folgt die Volltextsuche. Praxen sollten sich vom Hersteller zusichern lassen, dass solche Erweiterungen per Update kommen und nicht als kostenpflichtiges Zusatzmodul.

Der richtige Zeitpunkt

Ein Wechsel kostet Zeit und führt zu Ausfallzeiten: Installation, Datenmigration, Tests und Schulung sind aufwendig, und der Support der Hersteller ist in den ersten Monaten nach einer Einführung meist ausgelastet. Praxen sollten deshalb genug Vorlauf einplanen und den Wechsel nicht unmittelbar vor der Quartalsabrechnung legen.

Vertrag und Kosten

Neben der Lizenz fallen Kosten für Installation und Konfiguration, die Zahl der benötigten Lizenzen, Betrieb mit Updates und Wartung, Schulungen und gegebenenfalls die Datenübernahme an. Zu klären sind außerdem Kündigungs- und Vorlaufzeiten sowie ob Service vor Ort oder per Fernwartung angeboten wird.

Datenübernahme

Stammdaten, Diagnosen und strukturiert erfasste Dokumentation kommen beim Wechsel in der Regel zuverlässig mit. Schwieriger sind Scans, Bilder, selbst angelegte Formulare und die Abrechnungshistorie, denn ein eingescannter Arztbrief ist für die Software nur ein Bild. Praxen sollten vor dem Wechsel einen Testlauf mit echten Daten verlangen und Export wie Import der Wechselschnittstelle prüfen.

Aufbewahrung und Archiv

Patientenunterlagen sind grundsätzlich mindestens zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren (§ 630f BGB), für bestimmte Unterlagen gelten längere Fristen, etwa bei Röntgenunterlagen. Das Altsystem oder ein Archiv muss die Daten deshalb weiter zugänglich halten. Wer den Datenexport nach § 371 SGB V nutzt, sollte zusätzlich klären, wie lange und in welcher Form das Altsystem lesbar bleibt.

Datenschutz

PVS-Anbieter sind in der Regel Auftragsverarbeiter und brauchen einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Beim Wechsel müssen Rückgabe und Löschung der Daten im Altvertrag geregelt sein, der neue Anbieter muss in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen werden, und bei Cloud-Lösungen sind Datenstandort und Sicherheitskonzept zu prüfen.

Technik und Schnittstellen

Geklärt werden sollte, ob Konnektor oder TI-Gateway, Kartenterminal und Ausweise weiter genutzt werden können, und ob Anbindungen an Geräte funktionieren, etwa Röntgen- und Bildsysteme, Labor, Telefon oder Terminplattformen. Gerade Zahnarztpraxen haben viele angebundene Geräte, die vor dem Umstieg einzeln getestet werden sollten.

Schulung und Umstellung

Personal braucht Zeit, um sich einzuarbeiten. Ein Parallelbetrieb oder ein Lesezugriff auf das Altsystem für eine Übergangszeit erleichtert die Umstellung. Nach dem Wechsel sollten Abrechnung, TI-Funktionen wie ePA und KIM und die Archivierung geprüft werden.

Wie hoch sind die Sanktionen, wenn eine Praxis die ePA nicht nutzt?

Vorgesehen sind seit Januar 2026 eine Honorarkürzung von einem Prozent und eine halbierte TI-Pauschale. Die Quellen zur tatsächlichen Durchsetzung und zum genauen Umfang widersprechen sich, deshalb sollten Praxen den aktuellen Stand bei ihrer KV oder KZV erfragen.

Muss ich mein PVS wechseln, wenn es keine KOB hat?

Ohne bestandene Konformitätsbewertung darf ein System grundsätzlich nicht mehr für die KV-Abrechnung eingesetzt werden. Die Übergangsfristen für Praxen, die einen Wechsel eingeleitet hatten, endeten am 30. September 2026. Den Status zeigt die KOB-Positivliste der gematik, Auskunft geben auch Hersteller und KV.

Brauche ich noch einen Konnektor?

Alternativ zum Konnektor in der Praxis gibt es das TI-Gateway. Einbox-Konnektoren sollen längstens bis Ende 2030 genutzt werden können.

Was ist der Unterschied zwischen KIM und TI-Messenger?

KIM ist ein sicherer E-Mail-Dienst, etwa für Arztbriefe. Der TI-Messenger ist ein Chat-Dienst für schnelle Nachrichten und ersetzt KIM nicht.

Wie lange muss ich Patientenakten nach einem Wechsel aufbewahren?

Mindestens zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, in bestimmten Fällen länger (§ 630f BGB). Die Daten müssen auch nach dem Wechsel zugänglich bleiben.

Welche Praxissoftware ist die beste?

Das lässt sich nicht pauschal sagen. Marktführer, Zufriedenheitsführer und Cloud-Anbieter haben unterschiedliche Stärken. Entscheidend sind Fachgruppe, Praxisgröße, vorhandene Geräte, Support und Datenschutzanforderungen.